Künstleranfrage: Checkliste für Veranstalter
Eine gute Künstleranfrage nennt Datum, Ort, Anlass, Zeiten, Gästezahl, Musikwünsche und Rahmenbedingungen wie Technik und Budgetrahmen. Je genauer die Angaben, desto schneller und passender die Offerte.
Warum eine genaue Anfrage hilft
Künstler können nur dann eine passende Offerte machen, wenn sie wissen, worum es geht. Fehlen Angaben, gibt es Rückfragen und alles dauert länger. Mit der folgenden Liste bist du schnell durch.
Grunddaten zum Anlass
- Art des Anlasses: Hochzeit, Firmenfest, Geburtstag, Club oder anderes
- Datum und genaue Uhrzeiten: Beginn, Ende, gewünschte Spielzeit
- Ort mit Adresse und Innen- oder Aussenbereich
- Ungefähre Gästezahl
Musik und Stimmung
Beschreibe, welche Stilrichtungen du dir wünschst und welche nicht. Nenne besondere Wünsche wie Erstes-Tanz-Lied, Live-Gesang oder Mitsingstücke. Sage auch, wer im Publikum erwartet wird, etwa Altersgruppe und Stimmung.
Technik und Räumlichkeiten
Kläre, ob Tonanlage, Licht und Strom vorhanden sind oder mitgebracht werden sollen. Gibt es Aufbauzeit, Zugang für das Equipment und einen Parkplatz? Gibt es Lärmvorgaben oder Zeitbeschränkungen am Ort? Der Künstler schickt dir oft einen Rider mit seinen Anforderungen. Was das ist, erklärt der Beitrag Was ist ein Rider.
Budget und Rahmen
Wenn du einen Budgetrahmen hast, nenne ihn offen. Das spart beiden Seiten Zeit. Du musst keine Zahl nennen, wenn du dir unsicher bist, bitte dann um eine Offerte mit Wahlmöglichkeiten. Wie sich der Preis zusammensetzt, steht im Beitrag Was kostet ein DJ.
Ansprechperson und Frist
Gib Name, Telefonnummer und E-Mail der Kontaktperson an. Nenne auch, bis wann du eine Antwort brauchst. Das hilft Künstlern, ihre Planung zu prüfen.
Eine Anfrage in fünf Schritten vorbereiten
- Notiere Datum, Zeiten, Ort und Anlass.
- Überlege dir Musikwünsche und No-Gos.
- Kläre vor Ort Technik, Strom und Aufbauzeit.
- Lege einen Budgetrahmen oder Varianten fest.
- Sende die Anfrage an passende Künstler und nenne eine Antwortfrist.
Mini-Beispiel für eine Anfrage
«Guten Tag, wir feiern am 14. Juni eine Hochzeit mit etwa achtzig Gästen im Saal des Gasthofs Beispiel. Wir suchen einen DJ von 20:00 bis 01:00 mit Pop und Klassikern. Tonanlage ist vorhanden. Gerne erhalten wir eine Offerte bis Ende Monat.» Das Beispiel ist erfunden und zeigt nur, wie kurz und klar eine gute Anfrage sein kann.
Häufige Fehler
- Nur «Habt ihr am Samstag Zeit?» ohne Datum und Ort.
- Erst nach der Zusage erwähnen, dass es draussen stattfindet.
- Den Zeitplan offen lassen, sodass der Künstler nicht weiss, wann er spielen soll.
- Keine Rückmeldung geben, wenn man sich für jemand anderen entschieden hat. Eine kurze Absage ist höflich.
Nach der Anfrage
Wenn die Offerte eintrifft, vergleiche nicht nur den Preis, sondern auch die Leistungen: Spielzeit, Technik, Reise, Mehrwertsteuer. Frage nach, wenn etwas unklar ist, und halte Zusagen schriftlich fest. Teile dem Künstler deinen Entscheid zeitnah mit, damit er den Termin freigeben oder bestätigen kann.
Typische Fehler beim Anfragen
- Zu spät anfragen, sodass beliebte Daten vergeben sind.
- Den Ablauf des Abends nicht erwähnen.
- Auf Rückfragen nicht antworten und trotzdem eine schnelle Offerte erwarten.
Anfragen über ActBase
Auf der Künstlerseite in ActBase füllen Veranstalter ein Formular mit Datum, Ort und Anlass aus. Der Künstler prüft seinen Kalender und gibt die Offerte selbst frei. Erst dann geht sie raus. ActBase ist im Aufbau und noch nicht öffentlich verfügbar, Infos zum Ablauf gibt es unter So funktioniert es.
Häufige Fragen
Muss ich in der Anfrage mein Budget nennen?
Nein, aber ein Rahmen hilft dem Künstler, ein passendes Angebot zu machen. Alternativ bittest du um Offerten in mehreren Varianten.
Wie früh sollte ich einen Künstler anfragen?
So früh wie möglich, besonders für beliebte Daten. Wie viel Vorlauf nötig ist, hängt vom Anlass ab, frage am besten direkt nach.
