Termine als Künstler verwalten, ohne Chaos

Ein Kalender für alles

Wer Termine in Chats, Mails, Notizzetteln und mehreren Kalendern verteilt, verpasst irgendwann etwas. Wähle einen Kalender als Hauptquelle und trage alles dort ein, auch private Verpflichtungen, die dich als Künstler blockieren.

Status unterscheiden

Nicht jeder Termin ist gleich sicher. Unterscheide mindestens zwischen «Anfrage», «reserviert» und «bestätigt». So siehst du auf einen Blick, welcher Tag noch offen ist und welcher fix.

Das gehört in jeden Eintrag

• Datum, Beginn, Ende und Aufbauzeit
• Ort mit Adresse und Anfahrtsweg
• Ansprechperson vor Ort mit Telefonnummer
• Vereinbarte Gage und Zahlungsfrist
• Hinweise zu Technik, Rider und Reise

Doppelbuchungen verhindern

Prüfe bei jeder Anfrage zuerst den Kalender, bevor du antwortest. Rechne dabei Anreise und Aufbau mit ein, nicht nur die Spielzeit. Bei Bands lohnt es sich, dass alle Mitglieder denselben gemeinsamen Kalender nutzen.

Erinnerungen einrichten

Stelle Erinnerungen ein, zum Beispiel eine Woche und einen Tag vor dem Termin. So denkst du rechtzeitig an Material, Reise und letzte Rückfragen an den Veranstalter.

Termine zeigen, wo es sinnvoll ist

Öffentliche Auftritte dürfen auch Interessierte sehen. Private Anlässe wie Hochzeiten gehören dagegen nicht auf die öffentliche Seite. Entscheide pro Eintrag, ob er sichtbar sein soll.

So gehst du vor in 5 Schritten

1. Sammle alle bekannten Termine aus Chats, Mails und Notizen.
2. Trage sie in einen Kalender ein, mit Status «Anfrage», «reserviert» oder «bestätigt».
3. Ergänze zu jedem Eintrag die Angaben aus der Liste oben.
4. Stelle Erinnerungen ein.
5. Prüfe einmal pro Woche kurz, was ansteht und was noch offen ist.

Typische Fehler und wie du sie vermeidest

• Zusage per Telefon, aber kein Eintrag: Trage jede Zusage sofort ein, auch unterwegs.
• Nur die Spielzeit eingetragen: Plane Aufbau, Soundcheck und Heimreise mit, sonst passt der Folgetag nicht mehr.
• Mehrere Kalender ohne Abgleich: Nutze ein Abo, damit alle Geräte denselben Stand zeigen.
• Keine Notizen: Halte fest, was mit dem Veranstalter vereinbart wurde.

Beispiel für einen guten Eintrag

«Sa, 14. Juni, Aufbau 16:00, Spielzeit 19:00 bis 01:00, Gemeindesaal, Ansprechperson Frau Beispiel, Rider gesendet, Gage vereinbart, Rechnung nach dem Anlass.» Ein solcher Eintrag beantwortet die wichtigsten Fragen auf einen Blick. Das Beispiel ist erfunden und dient als Muster.

Wochenroutine für den Überblick

• Montag: Termine der Woche und offene Anfragen ansehen.
• Vor jedem Auftritt: Material, Anreise und Kontaktperson prüfen.
• Nach jedem Auftritt: Rechnung und Rückmeldung nicht vergessen.

Mit dieser kleinen Routine bleibt nichts liegen, und du hast stets einen aktuellen Stand im Kopf.

Besonderheiten bei Bands

Bei Gruppen kommt hinzu, dass mehrere Personen verfügbar sein müssen. Sammle die Absenzen aller Mitglieder, etwa Ferien oder Verpflichtungen, in einem gemeinsamen Kalender. Bestimme eine Person, die Zusagen endgültig bestätigt, damit nicht zwei Mitglieder unabhängig voneinander verschiedene Auftritte zusagen.

Mini-Beispiel für eine Rückmeldung bei Terminkonflikt

«Vielen Dank für Ihre Anfrage. An diesem Datum bin ich leider schon gebucht. Am Freitag davor oder am Sonntag danach wäre ich frei. Passt eines davon für Sie?» Eine solche Antwort zeigt Alternativen auf und hält das Gespräch offen. Das Beispiel ist erfunden und dient als Muster.

Terminkalender in ActBase

Im Terminkalender von ActBase erfasst du Auftritte mit Datum, Zeit und Ort. Öffentliche Termine erscheinen automatisch auf deiner Künstlerseite, und per Kalender-Abo siehst du alles im Handy. Bei neuen Anfragen wird ein Konflikt mit deinem Kalender angezeigt. ActBase ist im Aufbau und noch nicht öffentlich verfügbar. Wie eine Anfrage danach weitergeht, steht unter So funktioniert es.

Zuletzt aktualisiert: 9. Oktober 2026