Reisekosten bei Auftritten fair berechnen
Reisekosten sollten nachvollziehbar und vorher vereinbart sein, etwa als Pauschale oder Betrag pro Kilometer. Rechne Weg, Zeit, Übernachtung und Nebenkosten mit und nenne sie getrennt in der Offerte.
Warum Reisekosten separat ausweisen?
Wenn die Anreise in der Gage versteckt ist, wirkt dein Preis für nahe Anlässe zu hoch und für weit entfernte zu tief. Ein eigener Posten ist fairer für beide Seiten und zeigt dem Veranstalter, was wofür bezahlt wird.
Die gängigen Modelle
- Pauschale für ein Einsatzgebiet, zum Beispiel für deine Region.
- Betrag pro Kilometer, hin und zurück gerechnet.
- Effektive Kosten gegen Beleg, etwa bei Zug oder Flug.
Welches Modell passt, entscheidest du selbst. Wichtig ist, dass es einfach zu erklären ist.
Was alles dazugehört
Denke an Treibstoff oder Billett, Parkplatz, Maut oder Vignette, wenn sie zusätzlich anfallen, und die Abnutzung deines Fahrzeugs. Bei schwerem Equipment ist auch der Transportaufwand ein Faktor. Auch deine Zeit darfst du bedenken, besonders bei langen Fahrten.
Übernachtung und Verpflegung
Endet der Auftritt spät oder ist der Weg weit, kann eine Übernachtung nötig sein. Kläre vorab, ob der Veranstalter sie organisiert oder bezahlt. Gleiches gilt für Verpflegung und Parkplatz am Veranstaltungsort.
Unsichere Kosten ehrlich nennen
Stehen die Reisekosten noch nicht fest, schreibe das in der Offerte offen hin, statt «0» zu verrechnen. Eine ehrliche Schätzung mit klarem Hinweis ist besser als eine Überraschung auf der Rechnung. Weitere Punkte findest du in der Checkliste für Offerten und im Beitrag Was kostet ein DJ.
So gehst du vor in 5 Schritten
- Entscheide dich für ein Modell: Pauschale, Kilometer oder Beleg.
- Lege dein Einsatzgebiet fest und, falls nötig, Zonen mit unterschiedlichen Beträgen.
- Notiere, ab wann du eine Übernachtung verlangst.
- Halte fest, was der Veranstalter übernehmen soll, zum Beispiel Parkplatz oder Verpflegung.
- Schreibe die Regeln in deine Offerten, damit alle gleich behandelt werden.
Mini-Beispiel für eine Formulierung
«Reisekosten: pro gefahrenem Kilometer, hin und zurück ab Wohnort, zuzüglich Parkgebühren gegen Beleg.» So ist klar, wie gerechnet wird, und der Veranstalter kann nachvollziehen, woraus sich der Posten zusammensetzt. Der konkrete Betrag ist deine Entscheidung.
Typische Fehler
- Die Rückreise vergessen und nur den Hinweg rechnen.
- Pauschalen, die für nahe und weite Anlässe gleich hoch sind, ohne dass du das so willst.
- Parkplatz und Gebühren erst am Abend ansprechen.
- Reisekosten mündlich zusagen und nicht schriftlich festhalten.
Beispielrechnung ohne feste Zahlen
Stell dir vor, du fährst zu einem Auftritt und rechnest nach dem Modell «pro Kilometer». Du nimmst den Weg hin und zurück, multiplizierst ihn mit deinem Ansatz pro Kilometer und addierst Parkgebühren. Kommt eine Übernachtung dazu, führst du sie als eigenen Posten auf. Die Beträge legst du selbst fest, entscheidend ist, dass jeder Schritt in der Offerte sichtbar ist.
Wenn Veranstalter die Reise selbst organisieren
Manche Veranstalter buchen Zug oder Hotel lieber selbst. Das ist völlig in Ordnung, halte es aber schriftlich fest: Wer bucht, wer bezahlt, bis wann sind Details zu klären? So entstehen keine Missverständnisse über Zeiten und Kosten.
Reisekosten in ActBase
In ActBase legst du Reisekosten und Konditionen selbst fest, zum Beispiel pro Kilometer oder als Pauschale. ActBase schätzt die Reisekosten einer Anfrage nach deinen Regeln, du prüfst das Ergebnis und gibst die Offerte selbst frei. Mehr dazu unter Reisekosten und Konditionen. ActBase schlägt keine Preise vor und ist im Aufbau, noch nicht öffentlich verfügbar.
Häufige Fragen
Muss ich Reisekosten überhaupt verrechnen?
Nein, das ist deine Entscheidung. Es ist aber fair und üblich, sie transparent auszuweisen, besonders bei längeren Wegen.
Wie gehe ich mit Reisekosten bei mehreren Bandmitgliedern um?
Kläre vorab, ob alle gemeinsam fahren oder einzeln anreisen, und rechne entsprechend. Schreibe in die Offerte, wie viele Personen gerechnet sind.
