QR-Rechnung für Künstler: Das musst du wissen
Die QR-Rechnung ist der Schweizer Standard für Rechnungen: Sie hat einen Zahlteil mit QR-Code, den die Banking-App einscannt. Du brauchst eine Schweizer oder liechtensteinische IBAN, für die automatische Zuordnung von Zahlungen eine QR-IBAN, und eine Referenz, damit du siehst, welche Rechnung bezahlt wurde.
Was ist die QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung löst die früheren Einzahlungsscheine ab. Sie besteht aus der Rechnung selbst und einem Zahlteil am unteren Rand. Im Zahlteil steckt ein QR-Code mit den Zahlungsdaten. Wer ihn mit der Banking-App scannt, muss weder IBAN noch Betrag abtippen. Der Zahlteil hat einen Empfangsschein für die zahlende Person und den eigentlichen Zahlteil.
Was auf den Zahlteil gehört
- Dein Konto (IBAN) und dein Name mit Anschrift als Empfänger.
- Betrag und Währung, CHF oder EUR.
- In der Regel der Zahlende mit Name und Anschrift.
- Die Referenz, mit der du die Zahlung zuordnest.
- Auf Wunsch eine Zusatzinformation, zum Beispiel die Rechnungsnummer.
Was auf die Rechnung selbst gehört
Auf die Rechnung gehören dein Name mit Anschrift, der Empfänger, eine Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Datum des Auftritts, die einzelnen Positionen mit Beträgen, der Gesamtbetrag und das Zahlungsziel. Bist du mehrwertsteuerpflichtig, kommen Satz und MWST-Nummer dazu. Ob für dich weitere Angaben Pflicht sind, hängt von deiner Situation ab.
IBAN oder QR-IBAN?
Für die QR-Rechnung sind Schweizer und liechtensteinische IBAN möglich. Eine QR-IBAN erkennst du an der Institutsnummer zwischen 30000 und 31999. Du bekommst sie bei deiner Bank, wenn du Zahlungen automatisch zuordnen möchtest. Mit einer normalen IBAN funktioniert die QR-Rechnung ebenfalls.
Die Referenz
Die Referenz hilft dir zu erkennen, welche Rechnung bezahlt wurde. Mit einer QR-IBAN verwendest du die QR-Referenz mit 27 Ziffern, deren letzte Ziffer eine Prüfziffer ist. Mit einer normalen IBAN verwendest du entweder keine Referenz oder die Creditor Reference, die mit «RF» beginnt und bis zu 25 Zeichen lang ist.
Zahlungsfrist
Schreibe das Zahlungsziel als festes Datum auf, zum Beispiel «zahlbar bis 20. April». Bei einem vereinbarten Verfalltag gerät der Schuldner nach dem Gesetz ohne Mahnung in Verzug (Art. 102 Abs. 2 OR). Für eine Anzahlung nennst du eine eigene Frist, damit dein Datum rechtzeitig gesichert ist.
Anzahlung, Schlussrechnung, Gutschrift
Bei einem Auftritt stellst du oft zwei Rechnungen: eine Anzahlungsrechnung nach der Zusage und eine Schlussrechnung nach dem Auftritt, auf der die Anzahlung abgezogen wird. Geht alles auf einmal, genügt eine Gesamtrechnung.
Statt eine ausgestellte Rechnung zu ändern, storniere sie mit einer Gutschrift und stelle eine neue aus. So bleibt nachvollziehbar, was wann gestellt wurde. Nummeriere deine Rechnungen fortlaufend und ohne Lücken.
Mehrwertsteuer
Die Rechnung muss zu deiner Offerte passen. Ob du Mehrwertsteuer verrechnest, welcher Satz gilt und ob Preise inklusive oder exklusive sind, hängt von deiner Situation ab. Kläre es mit der Eidgenössischen Steuerverwaltung oder einer Treuhandperson. Mehr dazu im Beitrag Mehrwertsteuer für Künstler.
Aufbewahren und Erinnern
Rechnungen sind Geschäftsunterlagen. Wer buchführungspflichtig ist, muss sie in der Regel zehn Jahre aufbewahren (Art. 958f OR). Ob und wie das für dich gilt, klärst du mit einer Treuhandperson. Zahlt jemand nicht rechtzeitig, schicke zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung. Mahngebühren und Verzugszins prüfst du rechtlich selbst.
Zahlungsstatus im Blick
Führe eine Übersicht mit dem Stand jeder Rechnung: ausgestellt, versendet, teilbezahlt, bezahlt oder überfällig. Trage Zahlungen ein, sobald sie auf deinem Konto sind. Bei einer Teilzahlung bleibt der Rest offen. So erkennst du rechtzeitig, wem du eine Erinnerung schicken musst.
Vor dem Versand prüfen
Scanne den QR-Code mit deiner eigenen Banking-App und kontrolliere Betrag, Name und Referenz. Prüfe die IBAN doppelt, ein Zahlendreher landet sonst beim falschen Konto. Bei einer Band lohnt sich ein Blick darauf, auf wessen Konto das Geld geht: Kontoinhaber und Name auf der Rechnung sollten zusammenpassen.
QR-Rechnung mit ActBase
In Verträge & Rechnungen entsteht die Rechnung aus der angenommenen Offerte. Du hinterlegst IBAN oder QR-IBAN, ActBase prüft das Format samt Prüfziffer und baut die passende Referenz. Als Währung stehen CHF und EUR zur Wahl, die Beträge der Offerte werden unverändert übernommen, ohne Umrechnung. Den Versand an den Veranstalter löst du selbst aus. Nach dem Ausstellen ist die Rechnung unveränderlich.
Zahlungseingänge trägst du von Hand ein, ActBase liest keine Bankdaten und nimmt kein Geld entgegen. Erinnerungen und Mahnungen werden vorbereitet, Mahnungen gehen nur nach deiner Freigabe raus. Angaben zu Adresse, Konto und Mehrwertsteuer machst du selbst, ActBase prüft nur das Format. Die Funktion ist in Arbeit.
Hinweis
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung zum öffentlichen Standard und keine Rechts- oder Steuerberatung.
Häufige Fragen
Brauche ich eine QR-IBAN?
Nein. Die QR-Rechnung funktioniert auch mit einer normalen Schweizer oder liechtensteinischen IBAN. Eine QR-IBAN hilft, Zahlungen automatisch zuzuordnen.
Kann ich in Euro abrechnen?
Der Zahlteil kennt CHF und EUR. In ActBase wählst du die Währung in den Rechnungs-Einstellungen, die Beträge der Offerte werden dabei nicht umgerechnet.
Muss ich auf meiner Rechnung Mehrwertsteuer ausweisen?
Das hängt von deiner Situation ab. Kläre es mit der Eidgenössischen Steuerverwaltung oder einer Treuhandperson.
